Att planera en fest eller konferens innebär många beslut – och detaljerna gör hela skillnaden. När möbler, porslin och utrustning ska hyras gäller det att ha koll. Hur många stolar behövs? Vad ska serveras? Hur funkar logistiken?
Med rätt planering slipper du stress och sista-minuten-lösningar. Här är en komplett checklista framtagen tillsammans med erfarenheten från Aladdins Möbel & Porslins Uthyrning, som dagligen hjälper både privatpersoner och företag att skapa lyckade evenemang.
1. Börja med syftet och upplägget
Innan du bokar något alls – se till att ha en tydlig bild av evenemangets ramar.
✔️ Typ av event (middag, mingel, konferens, föreläsning etc.)
✔️ Antal deltagare
✔️ Sittande eller stående?
✔️ Behövs scen, talarstol eller presentationsyta?
✔️ Servering: buffé, sittande, foodtruck, egen mat?
✔️ Tidsramar och platsens tillgänglighet
🔹 Detta påverkar all utrustning du behöver – från typ av stolar till serveringslösningar.
2. Möbler – räkna rätt och tänk flöde
Det är lätt att tänka ”antal gäster = antal stolar”, men glöm inte att räkna med extra behov.
Möbler att tänka på:
- ❑ Stolar (inkl. några extra för säkerhets skull)
- ❑ Bord – rund, rektangulära, ståbord, mingelbord
- ❑ Podie/talarbord (om programinslag eller scen behövs)
- ❑ Sidobord för teknik, material eller gåvor
- ❑ Loungemöbler (för mingel, pauser eller VIP-del)
- ❑ Barnstolar (vid behov)
- ❑ Tält eller väderskydd (för utomhusevent)
3. Porslin, glas och bestick – planera efter meny och dryck
Många glömmer hur många delar som ingår i en dukning – och hur snabbt det blir mycket.
Dukning:
- ❑ Tallrikar: förrätt, huvudrätt, dessert
- ❑ Bestick: gaffel, kniv, sked, dessertbestick
- ❑ Glas: vatten, vin, bubbel, avec
- ❑ Kaffekoppar och fat
- ❑ Serveringsporslin: fat, skålar, kannor
- ❑ Karaffer eller vattenflaskor
- ❑ Brödkorgar eller uppläggningskärl
Tips: Lägg till minst 5–10 % extra av varje del för marginaler.
4. Textilier och detaljer – det som knyter ihop allt
Rätt textilier ger inte bara estetik, utan även bättre ljudmiljö och trivsel.
- ❑ Dukar (anpassade till borden)
- ❑ Servetter (tyg eller papper – gärna matchande)
- ❑ Löpare eller dekorationstyg
- ❑ Stolsöverdrag (vid behov)
- ❑ Ljusstakar, ljuslyktor eller annan dekoration
5. Serveringsutrustning & buffé
Oavsett om maten lagas på plats, kommer från catering eller serveras som buffé, behövs rätt utrustning.
- ❑ Värmehållare/chafing dish
- ❑ Buffévagnar eller serveringsbord
- ❑ Uppläggningsbestick, tänger, slevar
- ❑ Brickor
- ❑ Termosar, kaffebryggare, vattenkokare
- ❑ Avlastningsbord till servering
6. Tänk på logistiken – före, under och efter
Här avgörs hur smidigt allt faktiskt blir.
- ❑ Tidsram för när lokalen är tillgänglig
- ❑ Tillfart för leveransbil – kan allt bäras in lätt?
- ❑ Tid för uppdukning och nedplock
- ❑ Behövs leverans och upphämtning kväll/helg?
- ❑ Vem tar emot utrustningen vid leverans?
- ❑ Vem ansvarar för återlämning?
🔹 Hos Aladdins kan du få hjälp med både leverans, upphämtning och rådgivning kring detta.
7. Efter eventet – vad gäller?
✔️ Allt porslin returneras odiskat – skrapa bara av rester
✔️ Kontrollera att inget saknas vid återlämning
✔️ Packa enligt instruktion för att undvika skador
✔️ Räkna med viss ersättning om något går sönder – fråga vid bokning vad som gäller
Få hjälp – så blir det rätt från början
En stor fördel med att hyra från en erfaren aktör som Aladdins Möbel & Porslins Uthyrning är att du inte behöver gissa. Du får hjälp att räkna, planera och strukturera så att inget glöms bort – oavsett om du ordnar en konferens med 300 deltagare eller en trädgårdsfest för 30.
Med den här checklistan i handen och en pålitlig leverantör i ryggen blir planeringen enklare, genomförandet smidigare och upplevelsen bättre för alla. Och du? Du får tid att fokusera på det viktigaste: att skapa ett minnesvärt event.